Les bonnes pratiques de la comptabilité CSE
Depuis 2017, après les ordonnances Macron, les CSE sont soumis à des obligations comptables . Ces règles mise en place par le code du travail « permettent de bien appréhender les obligations des CSE ». Certaines bonnes pratiques sont utiles afin de faciliter et sécuriser la gestion du CSE, tout en respectant l’obligation de transparence vis-à-vis des salariés.
Les obligations comptables
La loi du 5 mars 2014 sur la transparence des comptes, intégrée dans l’ordonnance instituant le CSE, impose plusieurs obligations.
Tout d’abord, tous les CSE, quelle que soit leur taille, doivent tenir une comptabilité adaptée à leur envergure. Ils sont aussi tenus de présenter chaque année un bilan, un compte de résultat, une annexe et un rapport annuel de gestion. Cependant, uniquement les petits comités doivent tenir un suivi comptable « simplifiée ». Les moyens et gros CSE, eux doivent saisir leurs opérations sur un logiciel conforme aux règles légales. L’outil utiliser doit répondre à toutes ces obligations.
La comptabilité des petits CSE :
Les petits CSE sont ceux dont les ressources (fonctionnement et œuvres sociales cumulées) sont inférieures ou égales à 153 000€. Ils doivent réaliser une comptabilité dite « ultra simplifiée » encadré par un article du code du travail et du commerce.
Un petit comité a pour obligation :
- De tenir un livre retraçant chronologiquement les montants et l’origine des dépenses qu’il réalise et des recettes qui sont perçu.
- D’établir, une fois par an, un bilan comptable simplifié concernant des informations complémentaires relatives a sont patrimoines et a ses engagements en cours.
La comptabilité des CSE moyens :
Un CSE de taille moyenne à une comptabilité dite « simplifiée ». En effet, dans cette catégorie, on retrouve les CSE dont les ressources sont supérieures à 153 000 € et qui, à la clôture d’un exercice, ne dépassent pas plus de 2 des 3 seuils suivants (fixés par le décret D. 2315-33 du Code du travail) :
- 50 salariés qui travaillent de façon continue dans l’entreprise en équivalent temps plein.
- 1,55 M€ de total bilan.
- 3,1 M€ de ressources.
Ils doivent respecter les obligations comptables définies à l’article L.123-12 du Code de commerce, mais avec une présentation simplifiée des comptes annuels. Bien qu’ils ne soient pas tenus de faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes, ils doivent confier la présentation de leurs comptes à un expert-comptable.
La comptabilité des grands CSE :
Dès lors qu’un CSE dépasse 2 seuils sur 3, c’est-à-dire 50 salariés dans l’entreprise, total bilan 1,55M€ ou ressources 1,55M€. Ils doivent tenir une comptabilité dite complète. Ils sont également soumis aux obligations comptables définies à l’article L. 123-12 du Code de commerce.
Aucune simplification n’est donc possible. Le comité doit réaliser un bilan comptable, un compte de résultat et une annexe. Pour la présentation annuelle des comptes, il faut obligatoirement un expert-comptable, un commissaire de compte et un suppléant.
Les bonnes pratiques à mettre en place
Comme évoqué précédemment, la gestion comptable du CSE est une tâche essentielle pour assurer la transparence et l’efficacité des activités sociales et culturelles au sein de l’entreprise. Voici un quelques bonnes pratiques à adopter pour une comptabilité CSE rigoureuse et conforme aux obligations légales :
– Respecter la législation et la réglementation :
Maintenant vous le savez, un CSE doit se conformer aux obligations comptables (présentation de bilan, de compte de résultat et d’annexe). Il doit aussi être en mesure de justifier chacune de ses dépenses avec des pièces justificatives (facture, reçu, etc.) pour garantir la transparence et faciliter les contrôles internes et externes.
– Référencer et classer les documents :
Tous les documents comptables doivent être référencés et classés de manière organisée. Cela inclut les factures, les relevés bancaires, les contrats et les rapports financiers. Une bonne organisation des documents facilite les audits et les vérifications.
– Respecter la séparation des budgets :
Le CSE doit veiller à bien séparer les budgets des AEP (de fonctionnement) et des ASC. Cette séparation permet de garantir que les fonds alloués à chaque type d’activité sont utilisés conformément à leur destination initiale.
– Rechercher le meilleur rapport qualité/prix :
Dans la gestion des dépenses, il est important de rechercher le meilleur rapport qualité/prix. Cela implique donc de négocier avec les prestataires pour obtenir des tarifs préférentiels ou des avantages supplémentaires. Cela permet de faire des économies sur votre budget.
– Prévoir des audits réguliers :
En effet, des audits réguliers, internes ou externes, permettent de vérifier la conformité des comptes et de détecter d’éventuelles anomalies. Ils contribuent à renforcer la transparence et la confiance des salariés dans la gestion du CSE.
– Utiliser des outils de gestion financière :
Enfin, les outils de gestion financière, tels que des logiciels comptables, sont essentiels pour suivre l’évolution du budget en temps réel. Ils permettent de générer des rapports financiers précis et de faciliter la tenue des comptes.
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