Optimiser l’utilisation de votre Logiciel de gestion CSE
Gérer un Comité Social et Économique (CSE) de manière efficace et fluide est un défi de taille pour tous les élus de CSE. Heureusement, avec les bons outils et quelques bonnes pratiques, il est possible de maximiser l’investissement de votre logiciel de gestion CSE, de gagner du temps, et d’assurer une gestion sans accroc. Voici nos conseils pour optimiser l’utilisation de votre logiciel de gestion CSE.
8 conseils pour optimiser la gestion dans votre logiciel CSE
1. Centraliser les justificatifs de vos bénéficiaires
Invitez vos bénéficiaires à partager leurs justificatifs directement sur le site du CSE. Ainsi, vous pourrez visualiser les documents de façon automatique et immédiate dans votre logiciel de gestion. Au revoir, les piles de papiers, les justificatifs perdus et les suivis laborieux ! En centralisant les justificatifs en ligne, vous simplifiez le traitement des demandes et accélérez le processus de vérification et de validation. De plus, vous retrouvez plus facilement les informations en cas de contrôle Urssaf.
(Retrouvez ici le Guide pratique CSE 2024 établi par l’Urssaf)
2. Saisir régulièrement les écritures manuelles
L’avantage d’un logiciel de gestion CSE, c’est la saisie automatique d’une grande partie des écritures comptables. Encore plus si celui-ci est relié à votre Site Internet du CSE ou à une Billetterie en ligne ! Mais il existe toujours quelques cas où une saisie manuelle des éléments comptables reste nécessaire. Pour ne pas risquer d’être perdu(e) dans votre comptabilité, veillez à saisir les éventuelles écritures manuelles de façon régulière. N’hésitez pas à planifier des temps dédiés à ces tâches, et à les respecter ! En tenant votre comptabilité à jour, vous évitez les erreurs et les oublis, garantissant ainsi une gestion financière plus précise et fiable. Enfin, vous gagnez un temps précieux pour votre clôture comptable !
3. Penser à archiver les activités et prestations
Pour une utilisation optimisée, vous ne devriez avoir en visibilité immédiate que vos activités et prestations en cours. Toutes les prestations achevées doivent être archivée, et non pas supprimées ! De plus, vos archives doivent être rangées logiquement, par dossiers thématiques, dates ou avec la nomenclature de votre choix. En procédant ainsi, vous serez capables de dupliquer ou réutiliser facilement les prestations pour les années suivantes. Cela vous fait gagner du temps en évitant de recréer des offres similaires chaque année. Et pour terminer, cela facilite la lecture de l’historique !
4. Renommer les menus, activités et prestations avec votre vocabulaire
Assurez-vous de bien renommer les menus et prestations en fonction du vocabulaire utilisé dans votre CSE. Cela garantit une utilisation intuitive par tous les membres et gestionnaires, sans perte de temps. Une nomenclature claire et familière évite les confusions et améliore l’efficacité de votre équipe.
5. Effectuer un suivi régulier des budgets ASC et AEP
La gestion optimale d’un CSE passe nécessairement par un suivi régulier des budgets ASC et AEP. Utilisez votre logiciel de gestion pour contrôler les dépenses et ajuster les allocations budgétaires en temps réel. Cela permet de respecter les budgets prévus et d’éviter les dépassements imprévus. De plus, vous gagnez en transparence et projetez une image de sérieux en cas de question sur le sujet.
6. Gérer les profils de droits avec précaution
Assurez-vous que chaque utilisateur du logiciel dispose des accès nécessaires à sa fonction, mais pas davantage. Cette mesure de sécurité prévient les erreurs et les abus potentiels, tout en protégeant les données sensibles du CSE. De plus, cela permet une meilleure utilisation du logiciel par les gestionnaires, qui n’accèdent qu’à ce qui incombe à leur mission, sans « polluer » leur vision par des informations non-pertinentes.
7. Prenez connaissance des améliorations apportées par les mises à jour
Votre logiciel de gestion intègre le plus souvent des mises à jour régulières. Ces mises à jour apportent des améliorations de sécurité, corrigent les bugs et ajoutent de nouvelles fonctionnalités qui peuvent optimiser votre gestion. Prenez le temps de lire les correctifs et améliorations apportées. Ainsi, vous poursuivez votre formation de l’outil et pourrez optimiser vos procédures en cas de nouvelles fonctionnalités adaptées à vos usages.
8. Prévoyez une formation annuelle pour tous les utilisateurs
S’assurer que tous les utilisateurs du logiciel suivent au moins une formation annuelle, même à distance, est une bonne pratique. Ces formations permettent de revoir les points clés, de s’adapter aux nouvelles fonctionnalités et d’optimiser les procédures existantes. Ainsi, vous maximisez l’utilisation de votre logiciel et assurez une compétence homogène au sein de votre équipe.
Ce qu’il faut retenir
Avec ces conseils, vous optimiserez la gestion de votre CSE et tirerez pleinement parti de votre logiciel de gestion. Vous aiderez les utilisateurs du logiciel à mieux appréhender l’outil et limiterez les erreurs humaines, améliorant la sécurité des données. Une gestion efficace et optimisée est la clé pour un CSE performant et serein.
